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【“金磚”記憶】“建發服務”享譽中外 ——記廈門會展集團金磚籌備保障團隊

【“金磚”記憶】“建發服務”享譽中外 ——記廈門會展集團金磚籌備保障團隊 

「建發服務,享譽中外」

建發記者團

程夢昕(廈門會展集團)

作為運營管理廈門國際會議中心和廈門國際會展中心兩大金磚會晤主要場館的廈門會展集團,以最高標準、最嚴要求、最優質量順利完成會晤活動的各項服務保障任務,展現了砥礪奮進的東道主風采,也讓“建發服務”享譽中外。

什么是“建發服務”?

注重細節、做到極致、萬無一失

對會展集團來說,服務是永恒的主題。會展集團秉承“建發服務”的理念,強調服務的細節與品位,關注“細節,細節,還是細節”。每一次展會,都以“嚴實精細”的工作作風,對服務過程的各個環節嚴格把關,踏踏實實把工作落到實處,做到服務動作精確熟練、設備操控精準無誤,并通過精細化管理確保服務萬無一失。

會場服務是金磚會晤服務保障的重頭戲。對此,會展集團以精益求精、細致入微的高標準,將平日形成的一套完整而標準的服務體系,執行到位,并做到了極致。

9月3日金磚國家工商論壇的搶臺環節中,服務保障人員以1分30秒的速度,將一個又一個近90斤的沙發和茶幾快速而有序的搬上搬下臺,順利完成了搶臺任務。

如何以最快的速度、不失風采的姿態完成這一任務,會展集團就這一細節研究演練了20多天,最終將搶臺翻場的速度從5分鐘縮短到了1分30秒,以“更快、更精、更優”的高標準,展現了“建發服務”乃至“中國服務”的速度。

服務保障人員在工商論壇后臺候場,準備搶臺

9月4日,金磚廈門會晤在廈門國際會議中心開幕。對外界來說,9月4日—5日最早的一場會議開始時間是8:30,但對于會展團隊來說,早在凌晨4:00會議就已經開始:

工程組人員在各會場對接動力、照明電源等設備設施,并全程保駕,以正負0.5℃的調節精度對40多個會場等區域的溫度進行實時監控,給參會的賓客提供溫度適宜、清新舒適的會場環境;

會務組對會場所有衛生細節進行全面檢查后,在后臺有條不紊地準備物資:確保茶歇臺等物資到位,細致地清洗杯具、手動擰干200多條毛巾……并針對會議召開班前例會,檢查儀容儀表、再次細化當日服務環節和內容。會議室內,會務組人員用上百根吊線完成座位和物品橫平豎直,斜看也是一條線的布置,并進行一遍遍的吊線微調。吊線工作看似簡單,但對精細度的要求極高,不能出現絲毫偏差,否則整場的臺型都可能會偏差。

細致入微、滴水不漏的會場服務

“盡管我們有過重大活動接待經驗,但我們仍以一種精益求精的服務態度,嚴格要求自己,確保‘安全運行萬無一失,服務接待滴水不漏’。”會展集團會務部一部副經理戴雪琪說道。

如何練就“建發服務”?

細致再細致,演練再演練,改進再改進

“只有做到‘磨破千層底’,才能‘換得一微笑’,服務要做好,就是‘鐵杵磨針’的過程。”廈門國際會展中心副總經理張磊常這樣對團隊成員說。

高標準、高質量的金磚廈門會晤服務保障背后,凝結的是會展集團會務保障組、工程保障組和后勤保障組所有團隊人員十個月的勤學苦練、攻堅克難。

自2016年11月進入緊鑼密鼓的籌備期以來,會展集團將服務保障工作當作第一重要任務來抓,投入了600多名員工,各部門和子公司各司其職、通力合作,進行了周密周全的籌備部署。

為順利開展籌備保障工作,會展集團制定了近40萬字詳細的會務服務和工程保障、應急演練等各種保障方案。

方案并不是紙上談兵,而是圍繞人、地、事、物,服務保障團隊經過一輪輪反復討論細化制定的專項保障方案。定稿出來時,團隊成員開玩笑說:“細致考究得像一本博士論文,可以出一本書了”。

編寫方案時,服務保障團隊反復現場踏勘,細思量可能出現的問題,列出各種可能出現的情況預案,主動和各相關部(組)溝通。“這樣行嗎?”“不行”。“那換個方案可以嗎?”“這樣比剛才的好”。服務保障團隊不斷地收集信息,進行整合、修改,為的是方案更加準確。

經過十幾萬字的細致修改后,服務保障團隊終于在短時間內編撰出了各種保障方案,建立了全方位無死角的組織與調度系統,并將責任落實到每個人,任務分解到每個小時,動作細化到每個步驟,具有很強的操作性,為服務保障工作打下了良好基礎。

服務廈門會晤崗位立功競賽活動

此外,會展集團組織會晤相關培訓、演練和崗位立功競賽達150余次,進行了單要素、全要素、全過程的演練,參與達9984人次。

會務保障組人員每天都要連續站立5個多小時,反復訓練站姿、手勢、鞠躬,反復研究搶臺走位路線、一遍遍地細化點位、完善抬沙發的腳步等動作,反復控制泡咖啡和上咖啡的時間,即使手腳已經磨出繭,也堅持練習,把時間嚴格精確到分秒;工程保障組人員經歷了會場幾千臺設備同時升級和換新,他們日夜兼程地走在學習的路上,不斷進行崗位強化學習培訓與應急演練,他們卯足了細心勁兒,像做針線活一般,反復演練每一個控制動作。別人眼里輕輕扳動電閘按鈕的一個動作,其實已在他們腦海里來回穿梭了千百遍。

“全會展的人好像被注入了強心劑一樣。”會展集團綜合維修步鐘庭財說。這位在會展工作已有15余年的老員工, 對籌備演練期間大家充滿干勁、全力以赴的狀態感慨萬分。

高度的責任感和使命感,讓各服務保障團隊“擰成一股繩,勁往一處使”,改進再改進,攻克了不少困難,確保了周密、周到、周全的保障。

服務準備時間短,是籌備保障金磚廈門會晤的一大挑戰。“有限的時間內,我們要完成眾多任務。既然時間已如此緊迫,那么能改變的就只有我們自己。”會展廣告公司總經理葉黃安說。

于是,承擔了60項辦公用品定制設計生產和14座戶外遮蔽棚搭建等工作的會展廣告團隊與時間賽跑,短短幾天內奔赴外省十多個城市數十家工廠考察搜集樣品。他們說,每日日行萬步、工作到凌晨又如何,我們只想做到最好。

工商論壇的禮賓手冊因內容涉及密級較高,且一直在變化修改中,內容必須到9月2日才能最終定稿。會展廣告團隊24小時跟蹤用品的制作與印刷,層層把關,保證用品的工藝,最終以高效的應變能力,在9月3日凌晨3點高效地完成禮賓手冊的印制,比交付時間提前了4.5個小時。

會展廣告團隊對印刷品樣稿進行對色

在進行外方接待酒店遮蔽棚設計搭建時,為了保護酒店設施設備,會展廣告團隊充分考慮后,決定改用舊地毯鋪墊地面,預先設計的結構尺寸也盡量不與酒店的墻體直接接觸。

考慮到風雨季節,團隊還在每個遮蔽棚柱腳位置放置1噸重的注水箱作為配重,保證遮蔽棚抗風。由于每個遮蔽棚皆為可出入的設計形式,且從美觀上來考慮,團隊最終利用金磚會晤VI設計顏色,將出入口位置窗簾設計為漸變色彩,與金磚LOGO搭配更為協調。為此,團隊成員不辭辛苦,特意從外省訂購防水、可噴涂印刷的高級經編布,進行噴繪和后加工……

經過周全的考量,改進再改進,會展廣告團隊搭建的遮蔽棚在功能及美觀方面,都遠遠超過了其它類似活動搭建的遮蔽棚。

服務保障金磚廈門會晤讓會展集團收獲了一支能扛得起重任、打得起硬仗,高素質、高效率的服務團隊。

水滴石穿并非一日之功,會展集團一直以打造優秀的服務團隊、追求優質的服務水平作為自身堅持不懈的努力方向,而服務保障金磚廈門會晤的經歷如同磨刀石一般,讓這支精兵強將被打磨得更加出色、更加專業。

張磊

廈門國際會展中心

有限公司 副總經理

1分半完成的雙邊會談換場、1天內零差錯完成十場重大活動的保障……這背后,是對現場千百遍的踏勘,是對近40萬字方案千百遍的斟酌,是對每個服務動作千百遍的反復練習,是對設施設備千百遍的磨合調試,是對每個會場角落千百遍的細致檢查,才有最終現場的完美呈現。

戴雪琪

廈門國際會展中心有限公司 會務部一部副經理

獨木再高也撐不起大廈。這次會議服務的最大受益就是收獲到滿滿的感動,感動大家的顧全大局、精誠團結,感動大家的加班加點、夜以繼日,感動大家的認真負責、無私奉獻,感動大家的并肩作戰、相互扶持,出色完成了會晤服務保障。

陳斌鴻

廈門會展集團綜合維修部

經理助理

會展集團所有工程保障人員懷著強烈的使命感、責任感,發揚不怕苦不怕累的精神,“擰成一股繩,勁往一處使”,攻克了不少困難,確保了會晤期間各項設施、設備的可靠運行,圓滿完成此次高規格、高標準、高質量的接待任務。所有的辛苦都是值得的,能為金磚廈門會晤的圓滿舉行貢獻自己的一份力量,心中充滿自豪感!


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